執筆者プロフィール

越野　綾 ｜ Aya Koshino

学習院大学法学部法学科卒業、グロービス経営大学院修士課程（MBA）修了。

大学卒業後、凸版印刷に入社。法人営業として大手化粧品メーカー・飲料メーカーを担当し、商品プロモーション施策の企画～制作・製造、BPO業務のプロデュースに携わる。

グロービス入社後、様々な業界企業の戦略実現・組織開発に資する研修体系構築支援、研修プログラムの企画～実施を担う法人営業を経て、現在はBtoBマーケティングチームに所属。webコンテンツの企画～実装、WEBサイトのストーリー・導線設計を担う。

過去に執筆した主な記事は以下の通り

[記事]【保存版】次世代リーダー育成とは？ 成功事例から学ぶポイント・進め方まとめ

[記事]ミドルマネジメントにとって、経営視点がますます重要な時代に ～他流試合が必要な理由～

[記事]組織を強くする「キャリア自律」とは　企業が支援する意義と、促進・定着に導く方法～

1.研修レポートとは、実施した研修の内容や所感をまとめた研修報告書のこと

研修レポートとは、研修を実施した後、その内容や学び・気付きなどをまとめ、研修の成果を正確かつ効果的にレポートラインや経営層へ報告するための書類です。研修は企業活動において欠かせない人材育成の施策であり、実施と報告はセットで行われなくてはなりません。

研修レポートを作成することで、自社の経営課題に対して求められる人材像や、育成に必要な研修内容を社内で理解してもらったり、研修効果を検証して研修内容の見直しや改善がしやすくなったりします。

なお、研修レポートには、研修を企画した人事部や研修プロジェクトの担当者が書く「研修実施報告書」と、研修の受講者が書く「研修受講報告書」があります。本記事では、研修担当者に向けて「研修実施報告書」の書き方を中心に解説していきます。

2.研修レポートを書く目的

価値のある研修レポートを作成するためには、まずは研修レポートを書く目的について理解しておくことが大切です。ここでは、研修担当者が書く研修レポートの目的について解説します。

2-1.研修内容を報告・共有する

研修レポートを書く大きな目的のひとつとして、研修内容を社内に報告・共有することが挙げられます。
報告・共有先としては大きく以下の2つが考えられます。

・ひとつは、研修の主体となって統括する人事部を中心とした部署の上長、または研修担当者が所属する部署の上長などです。場合によっては、経営層などの上位職者も含まれます。
こうした社内のステークホルダーに報告・共有することで、彼らの目線も取り入れて研修の成果を検証し、次回以降の研修のブラッシュアップにつなげることが可能です。

・もうひとつの報告・共有先は、研修受講者以外の社員です。研修の目的や内容を研修レポートで可視化して共有することで、受講者以外にも研修に興味を持ってもらうことができます。
社員の成長意欲に応える受け皿として研修が用意されていること、また会社の人材育成方針などを知ることで自社への理解が深まり、ロイヤルティ（忠誠心）が向上することも期待できます。

2-2.費用対効果を検証する

研修の実施には当然ながらコストがかかっているため、費用対効果の検証が必要です。研修の準備段階から研修実施後までのプロセスを振り返り、研修レポートにまとめることで費用対効果の検証が可能です。

研修レポートにまとめた内容をもとに、研修内容の改善や次回に向けた施策を検討できるほか、長年継続している研修であっても、費用に対して成果が見合っていないことがわかれば、思い切って別の研修内容に切り替えるといった方法も考えられるでしょう。

▶【関連コラム】：研修効果測定における理想と現実～現実と向き合いながらも、有効な打ち手を導く為には？～

2-3.引き継ぎの資料として活用する

研修レポートを書く目的のひとつとして、研修担当者の異動や退職による引き継ぎ資料としての活用も考えられます。

これまで実施してきた研修内容や成果、課題などがまとまった研修レポートを引き継ぐことで、後任者が次回以降の研修をスムーズに実施することができます。
そのため、研修担当者は日頃から、後任者が円滑に研修業務を実施するにはどのような情報が必要かを考慮しながら、研修レポートを作成することが大切です。

3.実践的な研修レポートの書き方

では、実際に研修レポートをまとめる際にはどのような点に気をつけて書けば良いのでしょうか。ここからは、実践的な研修レポートの書き方について解説します。

3-1.誰に向けて書くかを考えてから書く

研修レポートは誰に向けて書くかによって、書く目的と書き方が変わります。例えば、研修担当者の上長や経営層向けなら報告の意味合いが強くなり、自分以外の社員に向けて書くなら共有の色が濃くなるでしょう。

読み手が決まると、書くべき内容が決まります。研修レポートを意義や価値のあるものにするためにも、まずは読み手を明確にイメージしてから書き始めることが重要です。

3-2.書くべき内容を整理する

研修レポートは「自分が読み手だったら何を知りたいか」を考えて、事前に書くべき内容を整理しましょう。

研修レポートには、会場の様子や細かなやりとりについて描写する必要はありません。「何名入る会場に何名くらいの受講者がいた」「講師が研修受講者の緊張をほぐすために、こんなアイスブレイクを行った」といったような情報は、研修レポートの読み手が期待する内容とは異なります。
研修途中に挿入された雑談内容なども割愛して構いません。

3-3.伝えたい結論を先に書く

研修レポートは、最初に伝えたい内容を結論として明確に書くことが大切です。
研修の始まりから終わりまでを時系列で書いてしまうと、本当に知りたい情報に行き着くまでに時間がかかり、読み手にとって不親切です。
特に多忙で時間のない経営層に提出する場合は、研修レポートの最後まで目を通してもらえない可能性もあります。

そのようなことにならないためにも、初めに結論を書き、詳細は結論の後に記述することで研修レポートの内容をしっかり伝えることができるでしょう。

3-4.事実をわかりやすく書く

研修レポートは、事実を端的にわかりやすく記載する必要があります。ただし、事実だけを書き連ねるだけではなく、自分が感じたことも所感として分けて記載することが大切です。

研修レポートに記載した事実を通じて研修結果に対してどのようなことがいえるのか、また今後についてどのような展望を抱いているのかなど、研修の運営者としての解釈についても記載するようにしましょう。

3-5.定量情報と定性情報を織り交ぜて書く

研修レポートの内容に説得力を持たせるためには、定量的な情報と定性的な情報を織り交ぜて書くことが大切です。

定量的な情報とは数量や時間などのことで、例えば、受講生が感じた研修の有益度や満足度などを裏付ける数字として出すことで、読み手が研修レポートの内容に納得しやすくなります。

定性的な情報は、例えば「研修の内容を職場でどの程度実践できているか」といった学びの活用状況など、研修受講者への受講後アンケートやインタビューなどを通じて得る情報のことです。受講者のリアルな声が記載されていることで、経営層などのステークホルダーに研修の意義を感じてもらいやすくなったり、ほかの社員の参加意欲をかきたてることができたりします。

3-6.読みやすいレイアウトにする

読みやすいレイアウトにすることも、研修レポートの理解度を高める重要な要素です。

研修レポート全体を文字ばかりで埋め尽くしてしまうと、読み手の集中力が奪われます。同じ内容を書く場合でも、見出しを立てて情報を分割したり、場合によっては合間にグラフや図などを入れたりして全体のメリハリをつけるといいでしょう。

記事の主題であるトピックと、その詳細説明部分のバランスにも気を配ると、より見やすい研修レポートを書くことができます。

3-7.研修レポートをフォーマット化しておく

研修レポートを書く頻度が高い場合や、研修レポートの品質を平準化しておきたい場合、フォーマット化しておくのがおすすめです。フォーマット化することにより、書き手によって研修レポートの質が変わったり、知りたい情報の抜け漏れが出るのを防ぐことができたりします。

また、フォーマット化により記載項目をそろえておくことで、前回までの研修と比較して、PDCAサイクルを回すのにも役立ちます。

4.受講者が書く研修レポート・受講後アンケートの役割

受講者に書いてもらう研修レポートや受講後アンケートも、人事担当者が研修を振り返り、ブラッシュアップする際に役立ちます。研修を実施する時点で研修レポートと受講後アンケートの２つを準備しておき、受講後に提出してもらいましょう。

受講者が書く研修レポートや受講後アンケートには、主に以下の4つの役割があります。

4-1.研修内容の理解を深めてもらう

受講者に書いてもらう研修レポートや受講後アンケートには、研修内容の理解を深めてもらう役割があります。

研修で学んだ情報を、研修レポートや受講後アンケートで言語化して整理することによって、受講時には気付かなかったことに気付けたり、わからなかったことが腑に落ちたりするなど、より深い理解につながります。

これらは、研修で学んだことを今後の業務にどう活用できるのかを考えるきっかけにもなるでしょう。

4-2.研修内容を受講者目線で社内に共有してもらう

受講者の目線で書かれた研修レポートや受講後アンケートは、研修に参加していない社員への共有にも役立ちます。

研修レポートや受講後アンケートに、「何を学んだか」「研修によってどのような変化が起きたか」「業務にどう活用できそうか」など、受講者のリアルな声を記載してもらうことで、受講者以外の研修への興味関心を高めたり、会社への理解を深めたりすることができるでしょう。

4-3.研修の成果を研修担当者が把握する

受講者が書いた研修レポートの内容や受講後アンケートの結果から、受講者の研修に対する満足度、理解度、学びの活用度などを把握することができます。

例えば、研修に対する受講者の理解度が高ければ、研修内容と受講者のレベルが合っていた可能性が考えられ、反対に理解度が低ければ、受講する対象者を変更するか、研修内容を改善する必要があるかどうかを判断することができます。

このように、研修レポートの内容や受講後アンケートの結果によって、研修の成果を研修担当者が把握することで、研修の評価や改善が可能になります。

4-4.受講者にとってより良い研修を行うことができる

研修をより有益なものにするためには、実際に参加した受講者からの不満の声や改善案を取り入れて、次回の企画に活かす必要があります。そのため、研修レポートや受講後アンケートには、不満に思ったことやアイディアなどを率直に記載してもらいましょう。

また、受講後の課題として、研修の学びを踏まえた今後の行動計画を受講者に立ててもらい、数か月後に振り返りをしてもらうことも効果的です。研修の内容が実際に活きた場面や、活かせたはずの場面などを研修レポートにまとめてもらうことで、研修のさらなる改善につなげやすくなります。

5.研修レポートに記載すべき項目

ここからは、研修レポートに記載すべき11個の必須項目とその内容をご紹介します。

5-1.研修名

研修レポートの表紙に、資料タイトルとして研修名を大きく記載します。例えば、「リーダーシップ研修 実施報告レポート」などのように、読み手がひと目で「何のレポートなのか」がわかるように記載することが重要です。

5-2.作成日

研修レポートの表紙に、資料の「作成日」を記載します。ここは研修の実施日ではなく、あくまで研修レポートの作成日を書きます。

5-3.部署名、氏名

研修レポートの表紙に、作成した人の所属部署名と氏名を書きます。経営層や上長などから内容に関する質問が来ることも想定し、間違いのないように記載しておきましょう。

5-4.実施日時

研修を実施した日時について記載します。実施日時を記載しておくことで、いつ行った研修なのかを明確に記録できるだけでなく、後日研修の履歴を確認することもできます。

5-5.研修の背景と目的

今回の研修の背景と目的について、研修の背景にある自社の課題感を含めて記載します。

例えば「年々人材不足が進んでおり、社員一人ひとりの自律性・生産性の向上が必要」「既存事業が頭打ちの中、新規ビジネスを創出する力が必要」といった、自社を取り巻く環境や経営課題などをもとに、自社の人材に今後どのような能力が必要になるかを定義します。

その上で、「自律性」「イノベーション」「多様性」など現代のビジネスに求められるキーワードの中から、受講者に身に付けてほしい能力を絞り込み、研修の目的を「社員の自律性向上のためにリーダーシップ研修をする」といった設定をするといいでしょう。

5-6.対象

今回の研修対象がわかるように、対象となる階層や年代について記載します。ここでは、大まかな研修対象がわかれば問題ないため、例えば「課長層」「30～40代」のような書き方で構いません。

5-7.研修のねらい

今回の研修のねらいについて記載します。研修を受けることによって受講者に何を得てほしいか、またどのような変化を期待するかといったことを、端的にまとめるといいでしょう。

5-8.研修内容

今回の研修内容を記載します。例えば、リーダーシップ研修の場合は、「リーダーの役割と基本行動を押さえる」「過去の成功・失敗体験の振り返りから、自身の強み・弱み・働く原動力を見いだす」など、読み手が研修内容をすぐに把握できるよう、箇条書きでわかりやすく書くことがポイントです。

5-9.研修費用

研修にかかった費用を記載しておきます。研修費用は費用対効果の確認や、次回以降の見直しにも有用なため、なるべく費用の内訳まで詳しく記載しておきましょう。
研修にかかる費用には、研修会社に支払った研修代のほか、会場を借りた場合はその費用、教材費用、講師や受講者の宿泊費用と移動費用、お弁当などの飲食費用、備品・設備費用などがあります。

▶【関連コラム】：社員研修の費用相場はいくら？予算内で最大限の効果を生むコツを解説

5-10.研修のねらいに対する達成度合い

今回の研修のねらいに対する、受講者の評価や達成度合いを記載します。
受講者が研修内容を振り返る「受講者アンケート」などを参考にしながら、今回のねらいがどの程度達成できていたのか、受講者の声も抜粋しながら、具体例を挙げて言及することが大切です。

5-11.研修の総評

最後に、研修の総評を記載します。
総評では「受講者の参加意識」「受講者の満足度」「受講者の理解度」「受講者の活用意欲」について、研修担当者の視点で評価します。また、研修日から一定期間を経過した後に、研修の内容を活かした「受講者の行動変化」についても記載するのが理想的です。

総評を踏まえて、次回以降や別の研修に対する方針などが記載できれば尚良いでしょう。

6.研修レポート作成時の注意点

研修レポートを作成する際の注意点として、研修レポートに記載する項目は、研修の内容や特性に応じて取捨選択すべきという点が挙げられます。

例えば、1つの部署内など限られた範囲で行う研修であれば、その部署の業務に必要な内容を厳選して実践できるため、研修で得た知識やスキルをすぐに行動計画に活かすことが可能です。そのため、研修レポートには、業務における活用状況についてもすぐに触れられる項目を作っておくといいでしょう。

一方、複数の部署から受講者が参加する研修では、受講者それぞれの部署の状況によっても研修後の活用状況が変わるため、すぐに効果を実感できるかどうかは個人差があることが考えられます。このような場合には、活用状況の項目は削除しておくなど、研修レポートの項目は柔軟性を持たせて作成することが重要です。

7.研修レポート作成の効率化を図るには、テンプレートの活用がおすすめ

研修レポートの作成を効率化するためには、テンプレートを上手に活用するのがおすすめです。

研修レポートの作成は研修実施者にとって重要な業務のひとつですが、作成に時間をかけすぎてしまうと、報告・共有のタイミングが遅くなるだけでなく、他の業務にも影響が出かねないからです。

ここでは、年間約3,300社の法人研修の支援をするグロービスが作成した、実践的な研修レポートのテンプレートをご紹介します。
無料でダウンロードすることができますので、貴社の研修レポート作成に是非ご活用ください。

▼研修レポートのテンプレートイメージ

8.研修レポートの例文：リーダーシップ研修の場合

最後に、前項のテンプレートを使い、リーダーシップ研修後の実施報告書を想定した研修レポートの例文をご紹介します。
研修レポートに記載する項目は記事内で紹介していますので、この記事を参考に、自社の研修に合う内容で研修レポートを作成してみてください。

9.研修内容見直しの際は、年間約３,３００社の法人研修を支援するグロービスにご相談ください

研修担当者が書く研修レポートには、社内への研修内容の報告や共有、研修内容の成果、費用対効果の検証など、様々な意義があります。また、研修レポートを書く中での気付きや反省点を次の研修に活かし、研修そのものの質を上げていくことも重要です。

しかし、担当部署の人数や担当者の業務時間に限りがある中、自分たちだけで研修の見直しや、質を上げていくのは簡単なことではありません。

そこでおすすめなのが、外部の専門会社に委託する方法です。人材育成や企業研修において豊富な実績やノウハウを持つ研修会社に委託することで、人事部門の負担を軽減しながら、研修の質向上が期待できます。

年間約3,300社を超える法人研修を支援するグロービスでは、MBAホルダーである営業担当者が貴社の課題整理から伴走し、お客様のニーズに合った研修の企画や実施、研修レポートの作成相談といったアフターフォローまで、一気通貫で支援しています。
貴社の経営課題に合った戦略的な人材育成・組織開発をグロービスがお手伝いいたしますので、お気軽にご相談ください。

10.まとめ

最後に、本記事でお伝えしたポイントは以下のとおりです。

・研修レポートとは、実施した研修の内容や所感をまとめた研修報告書のことである。
・研修レポートを書く際には、誰に向けて書くかを考えたうえで書くべき内容を整理し、事実をわかりやすく結論から記載する。
・次回以降の研修や業務に活かす教訓を得るためには、「Why（研修の目的・ゴール）」「What（研修の内容）」「How（研修の方法）」をしっかり押さえて書くことが重要である。
・読みやすいレイアウトをフォーマット化しておくことで、研修レポートの品質を保ち、作成を効率化できる。
・受講者が書く研修レポートや受講後アンケートは、研修内容の理解を深め、社内への共有、研修の成果把握、改善に役立つ。
・研修そのものの質を高めるためには、人材育成や企業研修において豊富な実績やノウハウを持つ研修会社への相談が有効である。

研修レポートは、企業の研修活動を評価・改善し、より効果的な人材育成を実現するための重要なツールです。これらのポイントを押さえて、価値ある研修レポートを作成しましょう。