研修を効率化させる方法

研修といっても、種類や開催形式はさまざまです。研修を効率化するには、研修を行う目的に合わせて研修の種類や開催形式を使い分けると良いでしょう。ここでは、研修を効率化させる3つの方法について解説します。

研修を内製・外注で使い分ける

研修には、自社で研修を内製する場合と外注する場合の2種類があります。

研修を内製する場合、自社で研修業務を完結できるため外注よりも費用を抑えられますが、研修の企画やプログラムの作成、講師の育成などを自社ですべて行う必要があるので人的コストや時間的なコストは増えるでしょう。一方、外注は費用がかかりますが、プロが研修を行ってくれるため、運営管理業務の負担軽減につながります。

なお、研修のテーマによって内製したほうが良い場合と外注したほうが良い場合があるので、どのような研修を実施するかによって内製と外注を使い分けることが大切です。

たとえば、経営理念や社内ルールを共有する研修、業務に直結する研修など、自社に関わる研修は、外注するよりも自社を深く理解している社内の人材で行ったほうがスムーズに研修を実施できるため、内製のほうが適しています。一方、ビジネスマナー研修やマネジメント研修などの基礎的な知識について学ぶ研修、業界の専門知識や最新トレンドを学ぶ研修は、知見やスキルを持つ外部の研修会社に依頼するほうが効率的です。

内製と外注それぞれにメリット・デメリットがあり、得意な領域も異なるため、研修の目的や社内の状況に合わせて使い分けることで研修の効率化につながるでしょう。

研修の開催形式を使い分ける

研修を効率化するには、従来の集合研修だけでなく双方向型のオンライン研修やオンデマンド型のeラーニングへの移行も検討するのがおすすめです。

Web上で行うオンライン研修やeラーニングなら、リアルな集合研修で発生する会場準備や講師・受講者の移動にかかる手間などを削減できます。また、eラーニングは時間や場所を問わず社員が主体的に学習を進められるので、教育にかける上司の工数や負担を減らせるでしょう。オンラインでも研修で得られる効果が変わらないのであれば、従来の集合研修はオンライン化していくのが効率的です。

ただし、社内交流や実技のスキル習得など、リアルでやることに意味がある研修もあります。すべてオンラインに置き換えるのではなく、リアルで実施することの価値にも目を向けて、開催形式を使い分けるようにしましょう。

オペレーション業務を自動化・削減する

研修は講師による講義以外にも、受講案内や学習状況の管理、事後課題配信、効果測定、アンケート集計などさまざまな事務業務が発生します。こうしたオペレーション業務は手間がかかるものが多く、研修を実施するうえで大きな負担となるケースがほとんどです。

研修にかかるオペレーション業務を洗い出し、必要に応じて自動化・削減しましょう。LMS（学習管理システム）のようなシステムを導入すれば、研修に関連する業務の大部分を一気に自動化できるため、負担を軽減して研修を効率的に実施できるようになります。

研修のオペレーション業務の効率化に必要な4つのステップ

研修は種類や開催形式に応じた使い分け、システム導入などによって効率化できることが分かりました。ここからは、システム導入によるオペレーション業務の自動化・削減を中心に、研修の効率化を進めるための4つのステップを解説します。

1. 自社の研修実施状況を整理する

まずは、研修をどのような目的・形式で実施しているのかを把握するために、自社の研修実施状況を整理しましょう。

「どのような目的で行われる研修か」「どのような形式で研修が実施されるか」などによって発生するオペレーション業務は異なってきます。それぞれの研修に必要なオペレーション業務を洗い出すためにも、自社が実施している研修の状況を整理することが大切です。

2. 研修フローを洗い出して現状を把握する

自社の研修を整理できたら、それぞれの研修におけるオペレーション業務を洗い出して現状を把握しましょう。

「研修企画・準備」「研修開講準備」「研修中」「研修後」といったフローごとに、必要なタスク、タスクを実行するうえで使用するツールを洗い出します。たとえば、研修企画・準備段階には、募集文面作成やメール案内、受講者選定、リマインドといったタスクが発生することが想定されるでしょう。自動化できる箇所を特定するためにも、タスクは具体的かつ詳細に洗い出すことが大切です。

また、各フローの所要時間も試算します。これにより、現状で1つの研修にかかるおおよその工数が把握できるようになります。

3. システムで自動化・削減できるタスクを特定する

ステップ2で洗い出したフローごとのオペレーション業務について、システムを導入することで自動化できる箇所や業務プロセス自体が不要になる箇所を特定していきましょう。

たとえば、研修企画・準備段階におけるメール案内やリマインドといったタスクは、LMSの自動リマインド機能を活用できるため、自動化が可能です。また、従来は研修開講準備段階で受講者のリストを作成する必要がありますが、LMSを導入すればシステム上のデータをそのまま活用できるのでリスト作成の業務プロセス自体が不要になります。

一方、システムを導入することによって、LMS上への社員情報登録やコース作成といった新たなタスクも発生します。現状の研修フローと変更がある箇所について、自動化できるもの・不要になるもの・新たに増えるものに振り分けて整理しておきましょう。

4. システムを導入して研修を実施する

実際にシステムを導入・運用して、ステップ3で整理した研修フローに沿って研修を実施しましょう。各フローの所要時間を計算し、システムの導入によって工数や業務そのものをどの程度削減できたかを評価していきます。

また、研修後はアンケートやテストを実施して効果測定を行うことが大切です。研修にかかる工数や業務そのものを効率化できても、研修によって自社の課題が解決できなければ意味がありません。改善が必要な箇所を把握することで、今後の研修のさらなる効率化につながるでしょう。

LMS（学習管理システム）で研修を効率化するポイント

研修を効率化するには、LMS（学習管理システム）の導入がおすすめです。LMSで研修を効率化するポイントは、以下の3つです。

自社で扱っている研修を一元管理する

LMSはあらゆる研修を一元管理することができます。集合研修やオンライン研修、eラーニング、リアルとオンラインを組み合わせたハイブリッド研修など、自社で実施している研修・学習をLMSで一元管理することで、研修管理にかかる工数の削減につながります。

LMSはeラーニングの管理に特化したもの、集合研修も扱えるもの、公募研修などの手上げ式の研修にも対応しているものなど、さまざまな種類があります。LMSによって管理できる研修の範囲が異なるため、自社の状況に合ったLMSを選ぶと良いでしょう。

操作性やサポートの充実性を重視する

研修を効率化するうえで、システムの使いやすさは非常に重要です。操作性の高いLMSであれば、管理者側も受講者側も迷わず操作でき、スムーズに研修を実施できるでしょう。使いにくいシステムを導入してしまうと、受講者からの問い合わせが増える可能性があり、逆に非効率です。

また、操作方法が分からない場合やシステムを運用していくなかでトラブルが発生するケースも考えられます。さまざまな問い合わせや予期せぬトラブルに備えて、サポートを受けられるLMSを選ぶことも大切です。

研修内容を定期的に改善する

オペレーション業務を自動化・削減できても、分かりづらい・情報が古いといった研修内容では受講者が必要な知識やスキルを習得できず、かえって非効率です。そのため、受講者からのフィードバックをもとに修正・変更したり、時代や社内状況の変化に合わせてアップデートしたりするなどして、研修内容を定期的に改善しましょう。

LMSを導入すれば、アンケート結果やテスト結果のデータだけでなく、どの社員がどのような研修を受ける傾向にあるのかといったデータも取得できるようになるため、改善に役立ちます。

まとめ：LMSを導入して研修を効率化しよう！

研修を効率化するには、研修を行う目的によって内製・外注を組み合わせたり、開催形式を使い分けたり、システムを導入してオペレーション業務を自動化・削減する方法が有効です。LMSを導入すれば、複数の研修を一元管理でき、学習状況も把握できるため、研修の管理業務を一気に効率化できるでしょう。

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