パワーポイントでマニュアルを作成するメリット

パワーポイントは多くのパソコンに標準搭載されているため、導入にかかる費用を抑えられるメリットがあります。さらに、パワーポイントの特長を活かせば、分かりやすいマニュアルを作成可能です。パワーポイントでマニュアルを作成するメリットは、以下の通りです。

画像・図形・グラフなどを挿入しやすい

パワーポイントはプレゼンテーション用の資料作成に向いているツールのため、画像や図形、グラフなどの視覚的に分かりやすいコンテンツを挿入しやすいというメリットがあります。文章だけで説明するマニュアルよりも、画像や図形などを挿入することで、読み手が具体的な業務の流れをイメージでき、理解度の向上につながります。

レイアウトやページの自由度が高い

パワーポイントはスライドを制限なく作成でき、ページの追加・削除や順番を入れ替えることも可能です。そのため、編集や修正をスムーズに行えます。また、テキストや画像なども自由に配置でき、レイアウトの自由度が高いのもメリットといえます。デザイン性の高いマニュアルを作成できるので、読み手に読みやすい印象を与えられるでしょう。

動画や音声も挿入できる

パワーポイントは動画や音声も挿入できるため、情報量が増え、読み手にとって分かりやすいマニュアルを作成可能です。たとえば、システムの操作方法について説明するマニュアルを作成する場合、実際の操作方法を映した動画を挿入すれば、読み手は動画を見ながら操作手順を実践できるようになります。また、特定の音声が流れるシステムについて説明する場合も、実際の音声を流すことで読み手の理解度向上につながるでしょう。

パワーポイントでの作成に最適なマニュアルの種類

パワーポイントは画像や図形などの視覚的に分かりやすいコンテンツを盛り込んで、デザイン性の高いマニュアルを作成できます。たとえば、ツールやシステムの操作手順を説明するマニュアルは、画像や動画を埋め込むことで読み手が実際の操作方法を見ながら実践できるため、パワーポイントでの作成に向いているといえるでしょう。

また、企業理念やブランドロゴ、ブランドカラーなど、自社のブランドイメージに関する基本的なルールや情報をまとめたブランドガイドラインやブランドデザインマニュアルの作成にも最適です。

パワーポイントにおけるマニュアル作成の注意点

パワーポイントは自由度の高いツールゆえに視覚的に分かりやすいマニュアルを作成できるメリットがある一方で、注意点もあります。パワーポイントにおけるマニュアル作成の注意点は、以下の3つです。

文章量の多いマニュアルには不向き

パワーポイントは画像や図形など視覚的な要素を用いたマニュアルの作成には向いていますが、テキストで説明する必要がある文章量の多いマニュアルには不向きです。1枚のスライドには限られた情報量しか入力できません。文章量が多いとスライドが増えてしまい、読み手がストレスを感じ、最後まで読んでもらえない可能性があります。文章を中心としたマニュアルを作成するのであれば、ワードのように文書作成を得意とするツールを活用するのがおすすめです。

画像や動画を多用するとファイルが重くなる

パワーポイントは画像や動画を挿入できるというメリットがある一方で、容量の大きい画像や動画を多用するとファイルが重くなり、動作不良を起こす可能性があるので注意が必要です。ファイルが重いとマニュアルをスムーズに開けなかったり、メールやクラウドでの送信に失敗したり、アップロードに時間がかかったりします。このように、使い勝手の悪いマニュアルでは活用されません。容量の大きい画像や動画を挿入する際は、圧縮するなどして容量をできるだけ小さくしておきましょう。

スマートフォンからは見づらい

パワーポイントはパソコンで閲覧することを前提としたツールです。そのため、モバイルデバイスでの表示に最適化されていない場合、スマートフォンからの閲覧では画面が縮小され、文字や図形が見づらくなる可能性があります。スマートフォンで閲覧することを前提にマニュアルを作成するのであれば、スマートフォンからの見え方を意識しながら作成を進めるようにしてください。

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パワーポイントでマニュアルを作成する際のポイント

パワーポイントにはさまざまな機能が搭載されており、自由度も高いことから、作成者によって品質やデザインが左右されるケースがあります。パワーポイントで統一性のある分かりやすいマニュアルを作成するなら、以下のポイントを押さえておきましょう。

フォントを統一する

マニュアル作成に使用するフォントは1種類に統一しましょう。複数のフォントを使用すると、統一性がなくなり、読み手がストレスを感じやすくなります。メインで使用するフォントは、シンプルで視認性の高いゴシック体がおすすめです。また、重要な箇所は太字で強調するというように工夫することも大切です。

使用する色に統一性を持たせる

マニュアルに使用する色も、フォントと同じように使用する色を絞って統一性を持たせましょう。色を何種類も使いすぎると余計な情報を与えることになり、読み手の理解度を低下させるおそれがあります。使用する色は3種類までに限定し、メインカラー、ベースカラー、アクセントカラーでそれぞれ1つずつ色を選ぶのがおすすめです。特にアクセントカラーは、赤色や黄色など明るく視認性の高い色を選択すると良いでしょう。

画像や図表を取り入れる

分かりやすいマニュアルを作成するには、画像や図表を取り入れるのがポイントです。テキストだけの説明では、読み手が直感的に内容を理解できない可能性があります。画像や図表などの視覚情報を取り入れることで、具体的にイメージしやすく、読み手の理解度向上につながります。ただし、視覚情報を過度に取り入れるとかえって読みにくくなるので逆効果です。重要な箇所や必要な箇所に、適切な画像や図表を挿入するようにしましょう。

テキストを詰め込みすぎない

パワーポイントは、1つのスライドに盛り込める情報量が限られています。そのため、テキストを詰め込み過ぎないように気を付けましょう。文字量が多いと、スライドが読みづらくなり、読み手にストレスを与えてしまいます。必要な情報を詰め込もうとすると、かえって重要な箇所を見落とす可能性もあるため逆効果です。パワーポイントでマニュアルを作成する際は、各スライドに適切な量のテキストを入力するようにしましょう。

テンプレートを作成する

パワーポイントで複数のマニュアルを作成するなら、あらかじめテンプレートを作成しておきましょう。パワーポイントはレイアウトの自由度が高いため、作成者によってデザインにバラつきが出るおそれがあります。テンプレートを使用することで、レイアウトを考える手間を削減でき、統一性のあるマニュアルを作成可能です。

まとめ：パワーポイントで作成したマニュアルはツールで管理できる！

パワーポイントはデザイン性の高いマニュアルを作成できるため、ツール・システムの運用手順書やブランドデザインマニュアルなどの作成に適しています。視覚的に分かりやすいマニュアルは、長く活用されやすくなります。また、マニュアルを積極的に活用してもらうには、必要なときにすぐアクセスできるように一元管理することが大切です。

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