マニュアルをoffice365のツールで作成するメリット

そもそもoffice365とは、ワード・エクセル・パワーポイントなどのofficeアプリケーションをクラウド上で利用できるサービスのことです。それぞれのツールには異なる特長があります。ここでは、office365のツールでマニュアルを作成するメリットについて解説します。

ワード・エクセル・パワーポイント共通のメリット

ワード・エクセル・パワーポイントなどのoffice365ツールは、多くのパソコンに標準搭載されています。よって、マニュアル作成のために新たなツールを導入する必要がなく、ランニングコストを抑えられるというメリットがあります。

また、office365はビジネスシーンで活用する機会が多いツールでもあることから、パソコンを使う人のほとんどがワードやエクセル、パワーポイントの使い方に慣れています。マニュアルを作成するために、ツールの使い方を覚える手間がかからないのもメリットといえるでしょう。加えて、テンプレートが豊富に用意されているので、誰でも簡単にデザイン性の高いマニュアルを作成できます。

ワードのメリット

ワードでマニュアルを作成するメリットには、以下のようなものが挙げられます。

• 誤字脱字や文法エラーなどの文章校正機能を活用できる
• スタイルの書式を簡単に設定できる
• 目次やページ番号を自動作成できる
• 印刷しやすい

ワードは文書作成を得意とするツールです。誤字脱字や表記ゆれ、文法エラーなどを自動でチェックしてくれる機能やスタイルの書式設定機能など、文書作成をサポートする機能が豊富に備わっています。文章を中心としたマニュアルや印刷するマニュアルの作成に向いているツールと言えます。

関連記事「ワード（word）でマニュアルを作成するメリットやポイントを解説」

エクセルのメリット

エクセルでマニュアルを作成するメリットには、以下のようなものが挙げられます。

• 関数やマクロ機能によって入力作業を効率化できる
• 図形や画像を簡単に挿入できる
• 1つのファイルに複数のシートタブを作成できる
• ページの制約がない

エクセルは表計算を得意とするツールです。関数やマクロ機能を使うことで、計算や入力作業の自動化を図れます。また、1つのファイルに複数のシートタブを作成できるので、作業過程ごとにタブを分類すれば、分かりやすいマニュアル作成が可能です。データを扱うマニュアルや作業手順を説明するマニュアルの作成に向いていると言えるでしょう。

関連記事「エクセル（Excel）でマニュアルを作成するメリット・逆手順・作り方のポイント」

パワーポイントのメリット

パワーポイントでマニュアルを作成するメリットには、以下のようなものが挙げられます。

• レイアウトやページの構成の自由度が高い
• 視覚的に分かりやすいコンテンツを作成できる
• 動画や音声を挿入できる

パワーポイントはプレゼンテーション用の資料作成を得意とするツールです。図形や画像、グラフなどを簡単に組み合わせたり、動画や音声を挿入したりすることで、視覚的に分かりやすいコンテンツを作成できます。また、レイアウトも自由に決められるため、デザイン性の高いマニュアルの作成も可能です。

関連記事「パワーポイントでマニュアルを作成するメリットとは？注意点やコツを解説」

マニュアルをoffice365で作成するデメリット

マニュアル作成にoffice365のツールを使う場合、デメリットもあります。マニュアルをoffice365のツールで作成するデメリットは、それぞれ以下の通りです。

ワード・エクセル・パワーポイント共通のデメリット

office365のツールは、ライセンスがないとスマートフォンからの編集・閲覧が難しいため、マニュアルを編集・閲覧する際は基本的にパソコンが必要となります。また、ライセンスのあるデバイスから誰でも作成・編集・閲覧ができるため、ファイルの保存・共有方法やセキュリティ管理、バージョン管理などのルール化が必要です。

加えて、office365を使えば誰でも簡単にマニュアルを作成できるので、作成者によってマニュアルの品質やフォーマットにバラつきが生じる可能性もあります。品質を統一するのが難しい点は、大きなデメリットといえるでしょう。

ワードのデメリット

ワードでマニュアルを作成するデメリットとして、以下のようなものが挙げられます。

• ワード独自の機能を理解する必要がある
• 図表やグラフを活用するマニュアルには不向き

ワードにはインデントや改行、スタイル書式設定など、ワード独自の機能があります。便利な機能が多い分、機能を正しく理解していないとマニュアルの作成に手間がかかるおそれがあります。また、ワードは文章作成に適しているツールのため、幅の広い図表や大きいグラフなどを活用する横長レイアウトのマニュアルには不向きです。

エクセルのデメリット

エクセルでマニュアルを作成するデメリットとして、以下のようなものが挙げられます。

• 印刷には不向き
• デザイン性に欠ける

エクセルにはページの概念がないため、印刷する際はレイアウトを調整したり範囲を設定したりする必要があります。また、エクセルは数値データを扱うツールなので、ワードやパワーポイントに比べてレイアウトやスタイルの柔軟性が低く、デザイン性に欠けるというデメリットもあります。

パワーポイントのデメリット

パワーポイントでマニュアルを作成するデメリットとして、以下のようなものが挙げられます。

• 文章中心のマニュアルには不向き
• 画像や動画を多用するとファイルが重くなる

パワーポイントは1つのスライドに盛り込める情報量が限られています。そのため、文章量の多いマニュアルの作成には不向きです。また、パワーポイントは画像や動画を挿入しやすいメリットがある一方で、画像や動画を多用しすぎるとファイルが重くなってしまうので注意しなければなりません。

office365のツールでマニュアルを作成する際のポイント

office365のツールを使ってマニュアルを作成する際は、以下のポイントを押さえましょう。

目的や用途に合わせてツールを使い分ける

ワード・エクセル・パワーポイントなどのoffice365のツールは、それぞれメリットとデメリットがあります。そのため、マニュアルを作成する目的や用途に合わせてツールを使い分けることが大切です。たとえば、文章を中心としたマニュアルや印刷が必要なマニュアルはワード、数値データを扱うマニュアルならエクセル、図表や画像などを使った視覚的な表現が必要なマニュアルならパワーポイントというように、マニュアルの内容や用途に合ったツールを選択しましょう。

マニュアルのテンプレートを作成しておく

office365のツールは多くの機能が搭載されており、自由度も高いことから、作成者によって品質やデザインにバラつきが出る可能性があります。品質やデザインに統一性を持たせるには、マニュアルのテンプレートを作成しておくのがおすすめです。また、マニュアル作成のためのルールを作り、社内に共有しておくことで、誰が作成しても一定の品質を維持できるようになるでしょう。

保存・共有方法をルール化する

office365のツールは作成者のパソコンのローカルに保存されます。そのため、保存・共有方法がルール化されていないと、個人のパソコンの中にファイルが埋もれてしまう可能性が高いです。すべての社員が必要なときにマニュアルにアクセスできるように、「マニュアルはクラウド上に保存する」「チャットツールで社内に共有する」など、マニュアルの保存・共有方法を必ずルール化しておきましょう。

まとめ：office365で作成したマニュアルはツールで一元管理できる！

office365のツールを使えば、さまざまな形式・内容のマニュアルを簡単に作成可能です。作成したマニュアルは全員が必要なときにすぐ閲覧できるように、ツールで一元管理すると良いでしょう。

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