マニュアル管理の重要性

マニュアルには、業務を行ううえでのルールや作業手順、禁止事項などが記載されています。そのため、マニュアルを正しく作成・活用できれば、業務の効率化や標準化が可能になるだけでなく、業務の属人化の解消にもつながるなど、多くのメリットを得られるようになります。

しかし、作成後に適切に管理ができていないと、「マニュアルの情報が古い」「内容が分かりにくい」「必要な情報が見つけられない」「どこに保管されているか分からない」といったトラブルに発展する可能性があります。必要な情報をすぐに得られないマニュアルでは、より膨大なコストと時間がかかってしまい、かえって非効率です。結果的に、マニュアルも放置されてしまいます。

マニュアルの効果を最大限に引き出すには、マニュアルを適切に管理することが重要なのです。マニュアルを管理することで、必要な人が必要なときに活用でき、効率的な業務の遂行につながります。

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マニュアル管理に必要な4つのステップ

マニュアル管理は、作成・保管・定着・更新の4ステップで行いましょう。ここでは、それぞれのステップで押さえておくべきポイントについて解説します。

【作成】フォーマットを統一する

マニュアルは、どの社員が閲覧しても見やすく分かりやすいものである必要があります。そのため、マニュアルのフォーマットを統一しておきましょう。フォーマットを統一することで、デザインにバラつきが生じず読みやすくなり、記載内容の抜け・漏れを防止できます。

また、マニュアルを追加する場合も決められたフォーマットに合わせて作成できるため、レイアウトを一から考える必要がありません。マニュアルの内容を変更する際も、スムーズに更新すべきポイントを見つけやすくなるでしょう。

このように、フォーマットを統一することで、マニュアル作成にかかる時間や手間を削減できるようになるのです。

【保管】保管場所を決める

「どこにマニュアルが保管されているか分からない」といった事態を避けるためにも、マニュアルを作成したら保管場所を必ず決めておきましょう。個人がマニュアルを管理したり、部署によって保管ルールが異なったりすると、必要な情報を見つけるまでに時間がかかってしまい、非効率です。そのため、マニュアルは誰もが知っている場所に保管するようにしてください。

社外でマニュアルを閲覧できるようにするなら、クラウド上で管理するのがおすすめです。いつでもどこでも閲覧できる環境を整えれば、社員もマニュアルを利用しやすく、業務効率の向上にもつながります。

【定着】社員へ共有する

「マニュアルを活用してください」と単に周知しても、定着させるのは難しいでしょう。そのため、社員がマニュアルを活用する仕組みを作ることが大切です。たとえば、「社員教育や研修を行う際は必ずマニュアルを活用する」というようにルール化します。そうすることで、教育担当者や教育を受ける社員もマニュアルを確認する機会ができ、定着率アップにつながります。

また、マニュアルで特に閲覧数が多いページに着目するのもポイントです。なぜそのページが多く閲覧されているのかを特定することでマニュアルの課題の発見に役立ち、他のページにも活かせるようになります。マニュアルの活用状況を分析することで、より使いやすいマニュアルを整備でき、社内のマニュアル定着につながるでしょう。

【更新】内容を定期的に更新する

マニュアルの情報が古いままだと、誤った作業手順で業務を進めることになり、思わぬトラブルに発展するリスクがあります。そのため、マニュアルは定期的に内容を見直し、常に最新の情報を更新するようにしましょう。

ただし、通常の業務をこなしながらマニュアルを定期的に見直すのは簡単ではありません。更新を怠らないように、更新の担当者やタイミングを設定するなど、ルール化しておくのがおすすめです。

マニュアル管理をツールで行うメリット

煩雑で手間がかかるマニュアル管理を効率的に行うなら、ツールを活用するのがおすすめです。マニュアル管理をツールで行うメリットとして、主に以下のようなものが挙げられます。

管理コストの削減につながる

マニュアルを紙で作成・管理する場合、印刷・配布や更新、回収、ファイリングなどの手間がかかるだけでなく、保管スペースの確保も必要になります。マニュアルが増えるほど量もかさばるので、膨大な管理コストが発生するでしょう。

マニュアルをツールで管理すれば紙代や印刷費などの費用や、配布やファイリングといった管理コストを削減できるようになります。データもかさばらないため、保管コストを抑えられる点もメリットです。

スムーズに情報共有ができる

紙のマニュアルだと印刷や配布の手間がかかり、情報を共有するのにも時間がかかります。ツールでマニュアルを管理すれば、印刷や配布の手間なくスムーズな情報共有が可能です。

マニュアルを追加する場合や更新する場合も、ツールを活用すれば変更点がすぐにマニュアルに反映されます。社員も常に最新の状態のマニュアルを閲覧できるようになるため、誤った情報のまま業務を遂行してしまうといったトラブルの防止にもつながるでしょう。

必要な情報を見つけやすい

紙のマニュアルの場合、必要な情報を見つけるのに時間がかかる場合があります。共通のクラウド上に保管する場合も、保管のルールをしっかり定めていないと、すぐに見つけ出すことが困難です。マニュアル管理ツールの検索機能を活用すれば、必要な情報をすぐに見つけられるようになります。必要な情報をすぐに検索できれば業務やトラブル発生時における対応のスピードが向上するため、業務の効率化にもつながるでしょう。

マニュアルの不正更新を防止できる

アクセス権限を設定できるツールを活用すれば、マニュアルの不正アクセスや不正更新といったトラブルを防止できます。マニュアルには社内や業務に関するさまざまな情報が記載されているため、管理・運用の際はセキュリティ対策を徹底しなければなりません。

アクセス権限を設定すれば、アクセス権限がないユーザーはアクセスできないため、外部からの侵入を防げるようになります。管理者以外がデータを持ち出すことも不可能なので、常に保護された状態を保てるのも大きなメリットといえるでしょう。

マニュアル管理ツールを選ぶポイント

マニュアルは誰もが見やすく、活用しやすい状態である必要があります。そのため、機能やコストだけでなく、「マルチデバイスに対応しているか」「直感的に操作できるか」といった点にも注目して、多角的な視点から自社に合ったツールを選ぶことが大切です。

主に以下のポイントを意識すると良いでしょう。

• 機能：自社が抱えている課題を解決できる機能が備わっているか
• 使いやすさ：誰でも直感的に操作できるか
• 対応デバイス：パソコンやスマートフォン、タブレットなどから閲覧できるか
• コスト：自社の予算に見合っているか

使い勝手を確認するためにも、トライアルを利用して自社に合うツールを比較検討するのがおすすめです。

まとめ：マニュアルは適切に管理すれば業務効率化につながる

マニュアルはただ作成しただけでは意味がありません。正しく活用するためにも、適切に管理することが大切です。必要なときに必要な情報をすぐに見つけられれば、業務の効率化にもつながるでしょう。また、マニュアルはツールで一元管理することで、管理コストを削減できるようになります。

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