マニュアルをGoogleのツールで作成する4つの方法

Googleではさまざまなサービスが提供されており、マニュアル作成に適したツールもいくつかあります。マニュアルをGoogleのツールで作成する方法として、以下の4つが挙げられます。

Googleドキュメント

Googleドキュメントは、文書作成・編集を得意とするツールです。ワード（Word）に近い機能を持っており、見出し機能や目次作成機能など、文章作成に必要な機能が多数備わっています。また、フォントサイズや色、配置なども柔軟に変更でき、チェックリストや箇条書きリストなども簡単に挿入可能なため、読みやすいマニュアルの作成に役立つでしょう。印刷もしやすく、文章量の多いマニュアルの作成に適しています。

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Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは、表計算を得意とするツールです。エクセル（Excel）に似た機能を持っており、関数やデータの規則入力、フィルタ設定など、数値やデータの入力・整理に役立つ機能が多数備わっています。また、1つのファイルに複数のシートタブを作成できるため、作業工程ごとにシートタブを分けることも可能です。数値やデータを扱うマニュアルや、作業工程が多いマニュアルの作成に適しています。

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Googleスライド

Googleスライドは、プレゼンテーション用の資料作成を得意とするツールです。パワーポイント（Power Point）に似た機能を持っており、スライドの追加や削除、並べ替えが簡単に行えて、ページの自由度が高いのが特長です。また、画像や図解、動画、音声などの挿入がしやすい点にくわえて、アニメーション機能も備わっていることから、視覚的に分かりやすいマニュアルを作成できます。テンプレートも豊富に用意されており、デザイン性の高いマニュアルの作成に適しています。

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Googleサイト

Googleサイトは、ホームページ作成を得意とするツールです。HTMLなどの知識がなくても簡単にサイトを作成でき、マニュアルの作成もスムーズに行えます。Googleドキュメントやカレンダー、マップといった他のGoogleサービスと連携できるため、スケジュール管理や営業先の管理などもGoogleサイト上でしやすいのが特長です。コンテンツを自由に配置できることから分かりやすいマニュアルを作成しやすく、マニュアルのデータベースとしても活用可能です。

マニュアルをGoogleのツールで作成するメリット

Googleが提供するサービスにはさまざまな特長があるため、効率的にマニュアルを作成可能です。マニュアルをGoogleのツールで作成するメリットとして、以下の5つが挙げられます。

無料で作成できる

Googleが提供するサービスはGoogleのアカウントを持っていれば無料で利用可能なので、マニュアルも無料で作成できるというメリットがあります。マニュアル作成ツールを導入しようとすると、少なからず導入コストがかかるのが一般的です。その点、Googleのツールなら導入コストがかからず、すぐに利用を開始できるため、スムーズにマニュアル作成に取り掛かれるでしょう。

マニュアルをスムーズに共有できる

Googleのツールで作成したマニュアルは、Googleドライブ内に自動保存されます。Googleドライブは、Googleアカウントを持っていれば誰でも利用可能です。また、Googleのツールはレスポンシブ対応であることから、デバイスに最適化されたデザインで表示されます。全員が閲覧できる共有フォルダに保存しておけば、社内へのマニュアル共有をスムーズに行えるだけでなく、いつでもどこでもマニュアルを閲覧しやすいというメリットがあります。

リアルタイムで自動保存される

Googleのツールはオンライン上で利用することから、編集した内容がリアルタイムで自動保存されます。そのため、わざわざ手動で保存をする手間がかからず、スムーズに作業を進められます。予期せぬトラブルが発生し、作業中にパソコンがシャットダウンしたとしても、データは最新の状態で保存されているので安心でしょう。また、変更履歴機能を使えば、過去の状態に戻すことも可能です。

共同編集ができる

Googleのツールを使えば、マニュアルを複数人で共同編集できるようになります。同時に複数人で作業を進められるので、役割分担をしておけば効率的にマニュアルを作成できます。また、リアルタイムで誰がどの箇所を編集しているかも確認でき、コメント機能によってチーム内でコミュニケーションをとることも可能なので、変更や修正が必要な場合もスムーズに対応しやすいのが特長です。

閲覧権限を設定できる

Googleのツールは簡単に閲覧権限を設定できるというメリットがあります。「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」の3つに分かれており、ユーザーに合わせて権限を設定可能です。また、リンクを知っている人全員がアクセスできるようにしたり、特定のユーザーだけに編集権限を付与したり、特定のグループや部署だけが閲覧できるようにしたりというように、共有の範囲も選べます。そのため、社内のセキュリティ体制を強化しながら、マニュアル作成を進められるでしょう。

マニュアルをGoogleのツールで作成するデメリット

Googleのツールでマニュアルを作成するとさまざまなメリットがある一方で、デメリットがある点にも注意しなければなりません。マニュアルをGoogleのツールで作成するデメリットは、以下の2つです。

インターネット環境が必要

Googleのツールはオンライン上で利用するため、基本的にインターネット環境が必要です。オフライン状態でも編集は可能ですが、ドライブ上のファイルには最新のデータは反映されません。また、閲覧の際にもインターネット環境が必要となる点にも注意しましょう。

情報漏洩のリスクがある

Googleのツールは閲覧権限を設定することでセキュリティ体制を強化できる一方で、人為的ミスによる情報漏洩のリスクもゼロではありません。誤って知らないメールアドレス宛にリンクを共有してしまったり、リンクを誰でも閲覧できる場所に公開したりすることで、外部からも簡単にアクセスできてしまうため、情報漏洩につながるおそれがあります。権限や共有範囲を設定する際は、人為的ミスが発生しないようにチェックを徹底することが大切です。

マニュアル作成をGoogleのツールで作成する際のポイント

Googleのツールは、それぞれ得意とする領域や搭載されている機能が異なります。Googleドキュメントなら文章量の多いマニュアル、Googleスプレッドシートなら数値やデータを扱うマニュアルというように、ツールによって適しているマニュアルの種類も異なるため、マニュアルを作成する目的や用途に合わせてツールを使い分けることが大切です。

マニュアル作成に適したツールを選ぶためにも、マニュアルを作成する目的は必ず明確にしておきましょう。

まとめ：マニュアルは作成だけでなく管理ツールの選定も重要！

Googleのツールは無料で利用でき、リアルタイムで自動保存・共有編集も可能なことから、効率的なマニュアル作成に役立ちます。ツールによって得意な領域や機能は異なるので、マニュアルの目的や用途に合わせてツールを選ぶことが大切です。一方で、マニュアルの作成のみならず、活用や浸透を推進するためには、管理ツールを導入することも欠かせません。

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