マニュアル作成で目標設定を行う重要性

マニュアルとは、業務全体の流れやルール、概要などをまとめたもので、マニュアルを作成する際は目標設定が重要です。マニュアル作成で目標設定を行うことが重要とされる理由として、以下の3つが挙げられます。

マニュアルの方向性・掲載内容を明確にできる

目標を設定することで、マニュアルに掲載すべき情報やその粒度を明確にできます。目標を達成するためにマニュアルが果たすべき役割は何か、どんな情報をどのようにまとめるのが最適か、といったマニュアル作成の方向性を検討することができるため、より質の高いマニュアルをスピード感をもって作成することができるでしょう。

モチベーション維持につながる

目標を設定することで方向性が明確になり、ゴールに向かって作業を進めることができるため、マニュアル作成における達成感を得やすくなります。目標を達成できれば自信がつき、マニュアル作成者の業務へのモチベーション維持にもつながるでしょう。また、実際にマニュアルを活用する現場社員にも目標を伝達することで、マニュアルによって得たい効果が明確になり、現場のマニュアルを閲覧するモチベーション向上にもつながります。

現場の早期育成につながる

目標を設定することで、現場の早期育成につながります。具体的な目標や目的を設定せずにマニュアルをただ作成しただけでは、期待した効果は得られないでしょう。目標を設定し、学習内容を整備することではじめて効果を得られ、マニュアルが最大限に活用されるようになるのです。マニュアルをベースに人材育成が行われれば、多忙な現場の社員に任せきりにならず、現場の早期立ち上げが可能になります。

マニュアル作成における目標設定に必要な3ステップ

マニュアル作成において目標を設定する際は、以下の3ステップで進めていきましょう。

1. 自社の現状や課題を把握する

まず目標を設定する前に、マニュアルを作成する目的を明確にしましょう。マニュアル作成の目的を明確にするには、自社の現状や抱えている課題を把握することが大切です。たとえば、「現場の社員が多忙で新人教育に時間を割けない」「特定の社員に業務が偏ってしまう」「特定の部署の残業時間が多い」など、現在発生している問題を把握・分析していきます。課題を洗い出すことで、「マニュアルを作成して何を達成・解決したいのか」が明確になり、目標を具体的に設定しやすくなります。

2. 目標を設定する

マニュアルを作成する目的が明確になったら、具体的な目標を設定していきましょう。目標を設定する際は、「何を」「いつまでに」「どの程度」を意識することが大切です。残業時間や人材の定着率など、数値化できるものは具体的な数値を用いて目標を設定します。たとえば、特定の部署の残業時間を減らすためにマニュアルを作成するのであれば、「〇〇職向けの業務マニュアルを作成することで、3ヶ月後までに、残業時間を月10％削減する」といった目標を設定できるでしょう。

3. 目標達成に必要な情報や手順を整理する

具体的な目標を設定したら、目標達成のために必要な行動や手順などの情報を整理します。「特定の部署の残業時間を月10％削減する」という目標を設定するのであれば、その部署が普段はどのような業務を行っていて、それぞれの作業にどの程度の時間がかかっているのかを洗い出す必要があります。そのうえで、改善できそうな箇所を特定し、改善策を検討しましょう。目標達成に必要な行動や手順を整理できたら、マニュアルに落とし込んでいきます。

なお、マニュアル作成後は、実際にその目標が達成できたかどうか定期的に検証することが大切です。必要に応じて計画を修正し、改善に取り組むようにしましょう。

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マニュアル作成において目標を設定する際のポイント

マニュアル作成で目標を設定する際は、ポイントを押さえておくことで適切な目標の設定が可能になります。マニュアル作成において目標を設定する際のポイントは、以下の4つです。

具体的な目標を設定する

目標を設定する際は、できるだけ具体的に設定することが大切です。目標が曖昧なままでは、「いつまでに何をすべきか」が分からず、目標達成のために必要な行動が明確になりません。マニュアルに盛り込む内容を明確にするためにも、具体的な数値や期限を用いながら「いつまでに」「何を」「どの程度」といった具体的な目標を設定するようにしましょう。

また、目標は実現しやすく無理のない範囲で設定することが大切です。実現が不可能な目標を設定してしまうと、達成感を得られず、社員のモチベーションが低下するおそれがあります。なお、最終目標だけでなく、中間目標を立てることもモチベーションの維持に有効です。作業工程ごとに小さな目標を設定しておけば、効率的に作業を進めやすくなります。

達成基準を明確にする

目標の達成基準を明確にして、マニュアルに盛り込むことも大切です。目標達成までのプロセスを可視化して達成基準を明確にすることで、進捗状況を把握しやすくなります。たとえば、目標達成を100％とするなら、どの程度達成しているかの基準を50％以下～200％以上の範囲で段階的に設けておくのがおすすめです。

達成割合が50％以下の場合、実現しづらい目標を設定している可能性があります。一方、達成割合が200％を超えるようであれば、自社の現状や社員の能力よりも低い目標を設定していたといえるでしょう。達成基準を具体的な数値や指標を用いて段階的に設けることで、適切な評価が可能になります。

目標をチームに共有する

設定した目標はマニュアルに盛り込むだけでなく、チームや社員に共有することも大切です。チームに共有することで、社員それぞれが同じ目標に向かって作業を進められるようになり、生産性の向上につながります。

また、目標を達成するために役割分担したり互いにサポートしたりしながら作業を進めれば、業務効率化にもつながるでしょう。チームで話し合いながらマニュアルの内容をレビューすることで、品質の向上も期待できます。

マニュアル作成自体を目的にしない

マニュアル作成自体を目的にしないように注意しましょう。マニュアル作成は、業務上の目標を達成するためのプロセスに過ぎません。マニュアルを完成させることを目的にしてしまうと、マニュアルが持つ本来の効果を発揮できず、活用されなくなってしまいます。そのため、マニュアルを作成する目的を明確にしたうえで、目標を設定することが大切です。

まとめ：目標を設定してマニュアル作成を効率的に進めよう！

マニュアル作成における目標設定が重要な理由として、作業内容の明確化や作業の進捗状況の把握、現場の早期育成などが挙げられます。目標を設定することでスムーズにマニュアルを作成でき、作業も効率的に進められるようになります。また、マニュアルが最大限活用されるには、ツールで一元管理することも大切です。

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