マニュアル作成でAIを活用する3つの方法

マニュアル作成にAIを活用する場合、さまざまな方法があります。マニュアル作成においてAIを活用する方法として、主に以下の3つが挙げられます。

生成AIでマニュアルを作成する

1つめは、生成AIでマニュアルを作成する方法です。生成AIは、指示を出すことでそのテーマに沿った文章の生成や構成の設計などを行ってくれます。たとえば、マニュアルの構成を社員が行い、その構成に基づいてAIが文章を作成するというように、部分的にAIを活用することも可能です。

ただし、生成AIは一般的な情報をもとに文章や構成を生成するため、自社独自のルールや専門性の高い内容を組み込むマニュアルの作成には不向きです。生成AIでマニュアルを作成するなら、一般的な業務やテーマに対象を絞ると良いでしょう。

また、AIと連携したマニュアル作成ツールなら、マニュアルに特化しているため、手順に沿って自動でマニュアルを作成できます。

マニュアルの内容を生成AIで要約・編集・校正する

2つめは、マニュアルの内容を生成AIで要約・編集・校正する方法です。マニュアルの下書きを人力で行い、その下書きに基づいてAIで内容を要約・編集・校正するため、意図に沿った内容を反映することができます。

この方法なら、自社独自のルールや専門性の高い内容を盛り込むマニュアルもスムーズに作成可能です。自動翻訳機能が搭載されているAIを活用すれば、多言語に対応したマニュアルの作成も簡単に行えます。

ただし、生成AIにマニュアルの文章をすべて作成してもらう方法に比べて、作業にかかる負担が大きくなる点に注意が必要です。

音声認識AIで情報を入力する

3つめは、音声認識AIで情報を入力する方法です。音声認識機能が搭載されているAIを活用すれば、口頭で説明した内容をもとに自動で文字起こしを行うことができます。また、音声認識AIで文字起こしを行い、その原稿を生成AIに読み込ませることで、要約・編集・校正までの作業を自動化することも可能です。

口頭で説明した情報をもとにマニュアル化できるため、担当者がパソコンに不慣れの場合でもスムーズにマニュアルを作成できます。ただし、担当者の発音や滑舌、専門性の高い用語が多く含まれる内容などによっては、AIの認識精度が低下する可能性があるので注意しましょう。

マニュアル作成にAIを活用するメリット

マニュアル作成にAIを活用することで、さまざまなメリットを得られます。マニュアル作成にAIを活用するメリットとして、以下の3つが挙げられます。

作成にかかる負担を軽減できる

AIを活用すれば、マニュアルの作成にかかる負担を軽減できます。マニュアルを作成する際は、構成の設計や文章の作成、編集、校正などさまざまな作業が必要となり、多大な手間がかかります。そのため、日々の業務と並行しながらマニュアルを作成するのは容易ではないでしょう。

AIを活用することで、構成の設計や文章の作成、編集、校正など手間のかかる作業をすべてAIに任せられるので、効率的にマニュアルを作成できるようになります。多忙な社員も、日々の業務と並行しながらマニュアル作成が可能です。

マニュアルの質を均一化できる

マニュアル作成にAIを活用することで、マニュアルの質の均一化が可能です。マニュアル作成は複数人の担当者で行うのが一般的ですが、担当者によって表現方法や言葉遣い、表記などにバラつきが出てくる可能性が高いです。そのため、表現を統一したり、マニュアルの質を均一化したりすることは難しく、チェックや修正の手間もかかってしまうでしょう。

AIを活用すれば編集や校正をAIに任せられるので、誤字脱字や表現の間違い、表記ゆれなどを自動でチェックできるようになります。マニュアルの質を均一化することで、業務の標準化にもつながります。

マニュアルの活用を促進できる

AIを活用することで、マニュアルの活用を社内に促進できるというメリットもあります。AIは分析や要約に長けているため、ユーザーの閲覧履歴に基づいたマニュアルの提案やマニュアルの要約の提示が可能です。ユーザーの利便性が向上しやすく、気軽にマニュアルを活用しやすい仕組みを確立できることから、社内における積極的なマニュアル活用につながるでしょう。マニュアルの活用が促進されれば、業務の効率化や品質の向上も期待できます。

マニュアル作成にAIを活用する際の注意点

マニュアル作成にAIを活用することで得られるメリットがたくさんある一方で、注意しなければならない点もいくつかあります。マニュアル作成にAIを活用する際の注意点は、以下の3つです。

人力でチェックする必要がある

AIは文章作成や構成の設計、編集、要約、校正などを自動で行うことができますが、マニュアル作成のすべてをAIに丸投げすることは不可能です。AIは学習したデータをもとに文章を生成するため、誤った内容や不適切な表現が含まれている場合があります。よって、AIで作成したマニュアルは、情報の正確性を必ず人力でチェックしなければなりません。ただし、AIは学習することで精度が上がる傾向にあるので、マニュアル作成にAIを活用し続けることで精度が向上し、修正の手間を軽減できる可能性は高まるでしょう。

専門のマニュアル作成ツール導入には、多大なコストが発生する

AIを搭載したマニュアル作成ツールは、AIを搭載していないツールに比べて導入にかかるコストが高いのが一般的です。コストを重視する企業は、AI搭載ツールの導入に多大なコストが発生する点に注意しなければなりません。

ただし、AIを搭載したツールを導入することで、マニュアル作成にかかる負担を軽減でき、時間的・人的コストの削減につながるというメリットもあります。一方で、作成・管理するマニュアルの数が少ないなら、人力で作成したほうが費用対効果を得られる場合もあります。よって、作成・管理するマニュアルの数や自社の状況などを踏まえたうえで導入を検討するようにしましょう。

情報漏洩のリスクがある

ChatGPTをはじめ、インターネット上で一般公開されている生成AIを活用する場合、情報漏洩のリスクがある点に注意が必要です。AIは指示されたデータをもとに学習し、文章を生成します。そのため、自社で入力した情報を他のユーザーに提供する可能性があります。つまり、マニュアル作成のために自社の独自ルールや社員・取引先の個人情報などを入力した場合、その情報が外部に流出してしまうリスクがあるのです。

情報漏洩のリスクを防ぐには、セキュリティ対策がなされたAIツールを導入する必要があります。また、自社の情報を含むマニュアルを作成する際は、一般公開されているAIツールを利用しないといったルールを設けることも大切です。

まとめ：作成したマニュアルはツールで一元管理できる！

AIを活用すれば、作業の手間を軽減して、マニュアルを効率的に作成することが可能です。ただし、人力でのチェックが必要であることや導入コストが高い点、情報漏洩のリスクがある点など、注意しなければならない点も多々あるため、メリットとデメリットを踏まえてAI搭載ツールの導入を検討するようにしましょう。また、作成したマニュアルはツールで一元管理することで、マニュアルの活用を促進できるようになります。

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