業務マニュアルとは

業務マニュアルとは、業務の標準化をはかるために策定する手順書のことです。業務全体の進め方やルールなど業務に関するさまざまな情報が記載されており、誰もが同じやり方で対応できるようにサポートする役割を担います。業務マニュアルを見ればすべての社員が業務の目的を理解でき、同一の目標に向かって業務に取り組めるようになるのです。

業務マニュアルと業務手順書の違い

業務マニュアルと似たものに、「業務手順書」があります。業務マニュアルが業務全体の進め方や目的、概要、ルールなど広い視点で業務に関する情報をまとめているのに対し、業務手順書は業務のフローや工程のみを記載している点が大きな違いです。

業務手順書は業務の均質化を目的としており、より細かく具体的な業務の作業手順について説明しています。そのため、能力に関係なく、誰もが同じような品質で業務を行えるようになります。業務の標準化を目的とする業務マニュアルと内容が重複する場合もありますが、業務のより詳細な情報を把握する際は業務手順書のほうが役立ちます。

業務マニュアルの重要性

テレワークの普及や働き方改革により、近年では働き方が多様化しています。従来のように対面で教育や研修を実施できる機会も減ったことから、時間や場所を問わず業務の進め方を把握できる環境を整備することが求められています。こうした背景から、いつでもどこでも閲覧できる業務マニュアルの重要性が高まっているのです。

また、能力やスキルによって業務の品質や成果にバラつきが出るおそれもあります。業務マニュアルによって業務の進め方や目的、成果物の基準などが統一されていれば、個々の能力やスキルなどに左右されることなく、同じ方法で業務を遂行できるようになります。業務マニュアルは、業務を円滑に進めるうえで欠かせない存在といえるでしょう。

業務マニュアルの目的・メリット

業務マニュアルは業務の標準化を目的としており、活用することでさまざまなメリットを得られます。業務マニュアルのメリットとして、主に以下のようなものが挙げられます。

業務効率化

業務マニュアルに記載されている手順に沿って業務を進められるため、業務の効率化をはかれます。説明もなしに業務を遂行する場合、「どのように進めるべきか分からない」「どこまでやれば良いのか分からない」といった事態に発展し、業務が滞る可能性があるでしょう。口頭で説明があったとしても、業務全体の流れを正しく把握して進めるのは簡単ではありません。業務マニュアルがあれば、無駄な作業を行う必要もなく、円滑に業務を遂行できるようになります。

教育コストの削減

業務マニュアルがあれば業務手順やルールなどを理解できるため、教育担当者がつきっきりで細かく手順を説明する必要がありません。業務について不明点が出たりトラブルが発生した場合も、業務マニュアルで対応方法や解決策を確認できるため、教わる側の社員も担当者のレクチャーを待つことなく自分で解決しやすくなります。結果として教育コストの削減につながり、指導や教育に充てていた時間を他の業務に回すことができます。

業務の属人化防止

業務マニュアルは業務の標準化を目的とすることから、能力の差に関係なく、誰もが一定のレベルで対応可能になります。そのため、業務マニュアルがあれば特定の社員しか対応できなかった業務や担当者が不在の業務を他の社員が対応できるようになり、業務の属人化の防止につながります。属人化を解消できれば、担当者が交替になっても業務の品質を保てるでしょう。

知識やノウハウの共有

業務マニュアルは、業務に関するさまざまな情報を記載することで、知識やノウハウの共有が可能になります。たとえば、ベテラン社員が経験を積んで得たコツや新人社員が起こしやすいミス、担当者間の引き継ぎで発生する業務の手順など、明文化・可視化されていない情報や知識をマニュアルに記載して見える化することで、全社的に情報がアップデートされます。暗黙知とされていた知識やノウハウが共有されれば、社員の業務に対する理解度向上や業務の改善につながり、ミスやトラブルを防げるでしょう。

人材育成や評価に役立てる

業務マニュアルには、業務の全体像や手順、ルールなどが記載されています。そのため、能力や理解速度に差がある社員でも、早期からキャッチアップしながら業務を遂行できるようになります。優秀な人材モデルを標準としてマニュアルを作成すれば、コツやスキルを習得しながら効率的に人材育成も行えるでしょう。また、業務マニュアルの業務基準を守れているかを判断するためのテストや品質試験を行うことで、評価に役立てることも可能です。

業務マニュアルの運用を成功させるコツ

業務マニュアルにはさまざまなメリットがありますが、正しく運用できなければ意味がありません。業務マニュアルの運用を成功させるコツは、以下の3つです。

業務マニュアルの目的や役割を明確にする

業務を円滑に進めるうえでマニュアルは必要な存在ですが、目的もはっきりせずになんとなく作ってしまうと活用されずに終わってしまう可能性があります。「新入社員に早期から戦力となってもらうために、優秀な社員の業務手順をマニュアル化する」「ミスやトラブルを最小限に抑えるために、過去の事案と対応方法をマニュアル化する」というように、業務マニュアルを作成する目的や役割を明確にしましょう。目的がはっきりしていれば、マニュアルの必要性が高まり、社内に定着しやすくなります。

運用体制を整備する

業務マニュアルは作成して終わりではありません。業務内容に変更が生じた際にはマニュアルの内容を更新したり、誰もが利用できるように管理したりなど、長く活用され続けるための工夫が必要です。担当者が不在のままでは、マニュアルが紛失したり、古い情報のまま活用されたりするリスクがあります。そのため、業務マニュアルの作成者、管理者、更新担当者を決めて、社内の運用体制を整備しましょう。マニュアルは常に最新の情報に更新する必要があるので、更新のタイミングはルール化しておくのがおすすめです。

運用方法を明確にする

社員がいつでも業務マニュアルを活用できるように、運用方法を明確にしておきましょう。マニュアルがどこに保管されているかが分からないと、活用される機会は一気に減ってしまいます。マニュアルの保管場所や閲覧方法などを周知して、社員がスムーズに活用できるような環境を整備することが大切です。また、マニュアルが複数ある場合は、一元管理が可能なツールを導入することで効率的に運用でき、管理コストの削減にもつながります。

まとめ：業務マニュアルをツールで管理して効率的に運用しよう！

業務マニュアルを活用することで、業務を標準化し、効率的に業務を遂行できるようになります。ただし、上手に活用するにはマニュアルを適切に管理することが欠かせません。マニュアルが複数ある場合、管理の手間もさらに増えるでしょう。業務マニュアルを効率的に管理するなら、ツールの導入がおすすめです。

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